【媒体管家】企业新闻发布会如何邀约媒体或记者？

联网时代，信息无孔不入。然而，网络上信息繁多、真假难辨，网络辟谣的速度总在努力追赶虚假信息的传播速度。新闻发布会便是让相关公众更好地了解事情发展全貌的非常重要的方式之一。近年来受到疫情影响，各地政府都会在有疫情突发情况时，召开新闻发布会，保障相关公众知情权，避免引起不必要的恐慌，助力疫情防控工作。企业的成功运营也一样，当有新产品发布时，新闻发布会起到了推广宣传的作用;当遇到负面舆情时，新闻发布会起到了解释澄清的作用;当举办重大庆祝活动时，新闻发布会起到了营造了喜庆的气氛。那么，既然新闻发布会对企业而言如此重要，企业又应当如何邀约媒体开展新闻发布会呢?

一、确定活动时间

提供准确的活动时间，这个时间一定要精确到时，比如某年某月某日某个点，这样媒体记者心里有个数，会根据实际情况提前出发到达现场，不至于出现迟到的现象，有人为了让记者不迟到，把时间报早了30分甚至1个小时，这完全没必要，一般媒体记者都会提前20分钟左右到活动现场，时间完全充足。

二、确定活动地址

提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或者某某展位，这样媒体记者可以直接到会场干活，而不是到某个地方后再打电话给对接人，有时候对接人一忙，或者电话调的静音联系不上，媒体记者只有苦等，这样就有可能会迟到，首先这样对媒体记者不尊重，其次还有可能会影响活动效果。

三、提供新闻通稿

由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请网络媒体或者报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体(如，新浪网)通稿字数一般1000字左右，可以配1-3张图片，平面媒体(如，南方都市报)一般200-300字左右。如果邀请视频媒体(如，腾讯视频)或者电视台(如，广东电视台)，需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。

四、提供媒体邀请函

媒体邀请函可以是图片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用，但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者，如果以上三点都提供了，那么媒体邀请函可有可无，因为媒体公关公司是吃专业饭的，完全有这个关系和能力帮你邀请到相关记者，但前提是你的活动必须正规合法。这里推荐你们可以去找媒体管家上海软闻，当前【媒体管家】平台服务遍及北京、上海、广州、深圳、杭州、重庆、西安、武汉、南昌、苏州、成都数百个城市,单月落地活动最多达到30场次,单次媒体邀约服务超过200家,累计媒体公关服务超过1500场次,业已成为行业领先的媒体公关服务机构。

五、拟邀请媒体

说出你想邀请的媒体类型(电视台，报纸杂志，视频媒体，网络媒体，网红直播，KOL)，想邀请的媒体数量，让公关公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体，不知道邀请多少合适，你可以给一个大概的预算和活动的规模人数，公关人士会根据经验和实际情况做最合适的匹配以保证活动效果。在发布会开展前的2~3天，将有关细节再次与媒体记者沟通。这些细节包括具体会议流程、参会领导、参会领导等。此时，有关企业也可将发布会当天的重要环节告知媒体记者，对于哪些环节和特定人物需要重点拍摄和撰写稿件，也应提前交代。毕竟新闻发布会活动转瞬即逝，有些精彩的镜头错过了就不在了。对于从外地赶来的新闻媒体记者，建议企业为其做好有关住宿安排，如不提供也请提前说明。

六、确定合作媒体

提前邀请有意向采访的媒体。媒体记者工作量可能比较大，邀请媒体采访，最好提前和媒体沟通，以便其留出充分的时间和档期。建议提前一周到半个月确定了发布会的答题内容后，和媒体沟通，发出邀请函。第一次的邀请函建议以书面形式送达。在此次邀请函中应当写明有关新闻发布会的主题、举办时间、地点、规模、主要参会人员，如果有关发布会是定期举行，建议对发布会的历史等进行描述，以便新闻记者能更好地了解新闻发布会的开展背景。此外，在发布会邀请函申请一定写明联系人、电话等联系方式以方便解答媒体记者的疑问，并保持积极沟通。

七、活动流程对接

这个流程一定要提前让记者知道，最好记者到场之后给一份流程表给记者，因为媒体记者不会全程待在活动现场，如果是有需要采访环节的更要注意，采访时间不要安排在活动最后，因为记者采集到所需素材之后便会离开，以免找不到记者采访。另外，采访还需要甲方提前提供采访稿，以避免记者提的问题受访人答不上的尴尬处境。

八、媒体到场接待

积极管理媒体记者。如果新闻发布会的规模比较大，企业需要邀请多家新闻媒体记者前来采访，此时建议为媒体记者发放专门的记者牌、开启记者通道、设置记者接待专区等，以便在会议过程当中辨认其身份，同时也提高媒体记者的采访体验，使得新闻发布会的展开更加井然有序。

九、活动宣传报道

活动结束以后，媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道(电视台播放，报纸杂志刊登，视频上传，网媒发稿)，但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合，会进行适当的修改和调整并不会提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里，需提前告知公关公司和记者协商。

十、合作反馈汇报

活动宣传报道之后，媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间，让甲方注意收看，有部分电视台有网络播放链接可提供，视频媒体提供链接，网络媒体提供新链接和收录截图，报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供，并且会寄至少一份样报/杂志给甲方，网红主播提供回放链接，KOL提供宣传链接。(媒体管家上海软闻专业从事新闻邀请媒体到场，记者采访，新闻发稿、企业专访、媒体现场直播、网红线下直播、全国类型媒体都可以操作安排)

当然，上面提到的仅仅只是企业在邀请记者参加新闻发布会时的一些注意事项，事实上，邀约媒体是非常复杂的过程，其中要考虑的因素远远不止上面这些。除非企业有成型的公关团队或公关部门，否则在邀约媒体时可能会出现纰漏，容易导致手忙脚乱。因此，还是建议将邀请媒体等内容交给专业的团队负责。媒体管家上海软闻就是专业的团队，其不仅仅能提供邀约媒体的服务，还专注于网络影响推广、新闻发布、企业公关营销、记者采访报道等，如有需要可登录企业官方网站【zhaomedia.com】查看。

媒体管家【zhaomedia.com】隶属上海软闻网络科技有限公司，是国内较具影响力的媒体传播机构。自成立以来，媒体管家以其专业化标准化的服务体系帮助众多国内外知名企业和各类机构组织沟通品牌、推广产品、树立形象。我们拥有长期稳定的合作媒体资源，随时满足您的活动媒体邀约、新闻记者邀请、新闻软文发布、个人企业专访、人物访谈拍摄、舆情监测、视频直播、搜索霸屏等服务。全国媒体邀约合作咨询：18018828868